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Publiée le 29 octobre 2009
LES OBLIGATIONS DE LA CNIL POUR VOS OPÉRATIONS DE RECRUTEMENT ?
Voici quelques questions qui reviennent fréquemment :
- Faut-il faire une déclaration à la CNIL pour nos opérations de recrutement et la gestion de notre CV thèque ?
- Quelles données concernant les candidats peut-on collecter ?
- Combien de temps peut-on archiver les candidatures ?
Oui, que vous soyez une entreprise, un cabinet de recrutement, ou bien une collectivité, vous avez l’obligation de faire une déclaration à la CNIL (sauf désignation d’un correspondant informatique et libertés au sein de votre structure), si vous collectez et gérez des informations nominatives dans le cadre d’opérations de recrutement.
Votre obligation de déclaration est la même quel que soit le mode de conservation des informations et des CV : supports papiers ou informatiques : messageries, tableurs Excel…, y compris dans le cas où vous utilisez une solution de gestion des CV en mode hébergé, vos données étant sur les serveurs de votre prestataire.
La déclaration à utiliser est « une déclaration normale »; elle peut être saisie en ligne directement sur le site de la CNIL :
www.cnil.fr rubrique « Déclarer ».
Concernant les données candidats pouvant être collectées et conservées, le principe à retenir est le suivant :
« Les informations demandées au candidat ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat ».
La recommandation de la CNIL sur la durée de conservation de ces informations est de ne pas dépasser deux ans après le dernier contact avec la personne concernée.
Enfin, l’information
des candidats sur le traitement de leurs données, leurs droits d’accès… est
également un point important à prendre en compte, par exemple dans vos courriers
d’accusés réception ou dans vos formulaires de candidatures (quelques exemples
se trouvent sur le Guide Pratique ci-dessous pages 45 à 47).
Pour de plus amples informations sur les recommandations de la CNIL, nous vous invitons à consulter :
- Le Guide Pratique pour les employeurs et les salariés / Fiche n°1
- La délibération n° 02-017 du 21 mars 2002
http://www.cnil.fr/en-savoir-plus/deliberations/deliberation/delib/15/
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Pour en savoir plus sur nos solutions de gestion des recrutements :
Publiée le 2 avril 2009 :
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